Cómo cumplir con el GDPR en el sector de la fisioterapia

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) es una normativa europea que establece las directrices para el tratamiento y protección de los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea. En España, esta normativa es de obligado cumplimiento y afecta a todos los profesionales que manejan datos personales, incluyendo a los fisioterapeutas.

En el sector de la fisioterapia, se maneja una gran cantidad de información sensible, como historiales clínicos, datos de salud, información de contacto y otros datos personales de los pacientes. Por ello, es fundamental que los fisioterapeutas conozcan y apliquen las medidas necesarias para cumplir con el GDPR.

A continuación, se detallan los pasos que debe seguir un fisioterapeuta para cumplir con el GDPR y se responde a la pregunta de si es necesario contratar una asesoría especializada.

Pasos para cumplir con el GDPR

1. Realizar una auditoría de datos

Antes de implementar cualquier medida, es esencial saber qué datos personales se están recopilando y cómo se están utilizando. Esto incluye:

• Datos recogidos a través de formularios de contacto en la web.

• Información almacenada en el CRM o programa de gestión.

• Datos recopilados a través de redes sociales.

• Información en papel almacenada en la clínica.

• Contactos guardados en dispositivos móviles y centralitas telefónicas.

Acción: Hacer un inventario de todos los tipos de datos personales que se manejan, las fuentes de obtención y los propósitos del tratamiento.

2. Determinar la base legal para el tratamiento de datos

El GDPR establece que todo tratamiento de datos personales debe basarse en una de las seis bases legales previstas:

• Consentimiento del interesado.

• Ejecución de un contrato.

• Cumplimiento de una obligación legal.

• Intereses vitales del interesado.

• Interés público o ejercicio de poderes públicos.

• Interés legítimo del responsable del tratamiento.

Acción: Identificar y documentar la base legal aplicable para cada tipo de tratamiento de datos que se realiza.

3. Obtener el consentimiento informado

Cuando el tratamiento de datos se basa en el consentimiento, este debe ser:

• Libre, específico, informado e inequívoco.

• Demostrable (se debe poder probar que se ha obtenido el consentimiento).

Acción: Revisar y actualizar los formularios de consentimiento, asegurándose de que estén claros y cumplan con los requisitos legales. Esto incluye formularios en papel y digitales.

4. Elaborar y publicar una Política de Privacidad

Es obligatorio informar a los pacientes y usuarios sobre cómo se tratan sus datos personales. La Política de Privacidad debe incluir:

• Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.

• Finalidades del tratamiento.

• Base legal del tratamiento.

• Destinatarios de los datos.

• Derechos de los interesados y cómo ejercerlos.

Acción: Redactar una Política de Privacidad clara y accesible, y publicarla en la web y en la clínica.

5. Implementar medidas de seguridad

Es fundamental proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida o destrucción. Las medidas incluyen:

• Control de acceso a los sistemas informáticos.

• Encriptación de datos sensibles.

• Uso de contraseñas seguras y cambio periódico.

• Almacenamiento seguro de documentos en papel.

• Copias de seguridad regulares.

Acción: Evaluar las medidas de seguridad existentes y mejorarlas según sea necesario para cumplir con el principio de integridad y confidencialidad del GDPR.

6. Gestionar los derechos de los interesados

El GDPR otorga a las personas varios derechos sobre sus datos personales:

• Acceso.

• Rectificación.

• Supresión (derecho al olvido).

• Limitación del tratamiento.

• Portabilidad.

• Oposición.

Acción: Establecer procedimientos para responder de manera efectiva y en tiempo a las solicitudes de los pacientes relacionadas con sus derechos.

7. Notificar brechas de seguridad

En caso de una violación de seguridad que afecte a los datos personales, es obligatorio:

• Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas.

• Informar a los afectados si la brecha supone un alto riesgo para sus derechos y libertades.

Acción: Desarrollar un plan de respuesta ante incidentes de seguridad que incluya protocolos de notificación.

8. Registrar las actividades de tratamiento

El GDPR requiere mantener un registro de las actividades de tratamiento realizadas, que incluya:

• Finalidades del tratamiento.

• Categorías de datos personales.

• Destinatarios de los datos.

• Transferencias internacionales, si las hay.

• Plazos de conservación.

Acción: Crear y mantener actualizado un registro detallado de todas las actividades de tratamiento de datos personales.

9. Formación y concienciación

Es importante que todo el personal que maneja datos personales esté al tanto de las obligaciones y buenas prácticas en materia de protección de datos.

Acción: Organizar sesiones de formación y proporcionar recursos informativos al equipo de trabajo.

¿Es necesario contratar una asesoría especializada en GDPR?

Si bien no es obligatorio contratar una empresa o asesoría especializada para cumplir con el GDPR, puede ser altamente recomendable, especialmente si:

• Se manejan grandes volúmenes de datos personales.

• Se tratan datos sensibles, como información de salud.

• No se cuenta con el conocimiento o recursos internos para asegurar el cumplimiento.

Una asesoría especializada puede:

• Realizar una auditoría completa y detectar posibles incumplimientos.

• Ayudar en la elaboración de documentos legales (Política de Privacidad, contratos, etc.).

• Proporcionar formación al personal.

• Asesorar en la implementación de medidas técnicas y organizativas adecuadas.

• Actuar como Delegado de Protección de Datos (si es requerido).

Conclusión: Aunque no es obligatorio, contar con el apoyo de profesionales en protección de datos puede facilitar el cumplimiento normativo y minimizar riesgos de sanciones.

La GDPR afecta más allá del CRM o programa de gestión

Es un error común pensar que el cumplimiento del GDPR se limita al software de gestión o CRM utilizado. La realidad es que la protección de datos personales abarca todas las áreas donde se recopilan, almacenan o procesan datos, incluyendo:

• Página web: Formularios de contacto, cookies, suscripciones a newsletters.

• Redes sociales: Mensajes directos, comentarios, datos de seguidores.

• Documentos en papel: Historias clínicas, consentimientos informados, notas.

• Dispositivos móviles: Contactos guardados en teléfonos, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería.

• Centralitas y sistemas telefónicos: Grabación de llamadas, registros de llamadas.

• Correos electrónicos: Comunicaciones con pacientes y proveedores.

Acción: Realizar un análisis integral de todos los canales y medios donde se manejan datos personales y aplicar las medidas de protección correspondientes.

Conclusión: Cumplir con el GDPR es una responsabilidad legal y ética para los fisioterapeutas en España. Asegura la confianza de los pacientes y protege a la clínica de posibles sanciones. Si bien puede parecer complejo, siguiendo los pasos mencionados y, si es necesario, contando con asesoría especializada, es posible alcanzar el cumplimiento normativo.

⚠️ Recuerda: La protección de datos es un proceso continuo que requiere revisión y actualización constante para adaptarse a cambios en la legislación y en las operaciones de la clínica.